Patrimonium neemt deel aan de Aedes benchmark, waarbij de corporaties data met elkaar kunnen vergelijken. De Aedes benchmark vergelijkt de corporaties op vijf prestatievelden. Vanuit de vergelijking zien we resultaten waar we trots op zijn en ook een aantal aandachtspunten.

Per 25 mei is de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Patrimonium heeft een checklist opgesteld van actiepunten die in het kader van de wet geregeld moeten worden. 

Zo is in 2018 het AVG-beleid vastgesteld, met de benodigde processen, procedures en documenten. En binnen de organisatie is een functionaris gegevensbeheer benoemd. Hij zal o.a. zorgdragen voor het actueel blijven van alle zaken rondom de AVG. Ook is een bewustwordingsbijeenkomst voor medewerkers georganiseerd. 

In 2018 is een start gemaakt met de verdere automatisering van de werkprocessen. In het vierde kwartaal is besloten om hierin een grote stap te maken en is een selectietraject gestart voor de oriëntatie voor een nieuw ERP-pakket. Op basis van een programma van eisen vanuit de drie kamers zijn drie leveranciers gevraagd een aanbieding te doen. In 2019 zal de implementatie van het nieuwe ERP-pakket plaatsvinden en in het vierde kwartaal van 2019 zal ook een klantportaal voor onze huurders in gebruik worden genomen. 

Daarnaast is in het vierde kwartaal van 2018 een opzet gemaakt voor de vernieuwing van onze infrastructuur. In het tweede kwartaal van 2019 zullen onze servers worden geplaatst in een datacenter en krijgen medewerkers de mogelijkheid om ook buiten ons kantoorpand te werken.

De organisatie beschikt over een integriteitscode en klokkenluidersregeling en beide zijn op onze website terug te vinden. Elke medewerker heeft een exemplaar van deze documenten in zijn bezit en heeft voor ontvangst van deze documenten getekend. In verband met een veranderende regelgeving is er in 2018 een aanpassing van de integriteitscode en klokkenluidersregeling geweest. Ook hebben alle medewerkers een training gevolgd over integriteit. 

Raad van Commissarissen en bestuurder constateerden in 2018 dat de interne organisatie verbetering behoefde om te kunnen voldoen aan de eisen die hieraan in de huidige tijd worden gesteld en aan de forse maatschappelijke en volkshuisvestelijke opgaven. Er is daarop een expertadvies gevraagd voor een organisatie(top)structuur met een sturingsconcept zoals beschreven in het DrieKamerModel. 

Dit heeft – na een positief advies van de OR en goedkeuring door de RvC - geleid tot het besluit om de topstructuur te veranderen met drie nieuwe managementfuncties. Ook zijn enkele staffuncties ingericht waarmee de managers zoveel mogelijk worden ontzorgd. 

De organisatie is per 1 september 2018 ingedeeld volgens het DrieKamerModel en alle functies zijn (opnieuw) beschreven en nieuwe functies zijn toegevoegd aan het functiegebouw, dat vervolgens ter advisering aan de OR is voorgelegd.  Daarnaast is met vakbonden een Sociaal Convenant gesloten voor werkgarantie.

In 2018 is er voor het personeel dus het nodige veranderd. Doordat er is gekozen om het  DrieKamerModel in te voeren zijn een aantal functies veranderd, komen te vervallen en er zijn nieuwe functie gecreëerd. Afdelingen zijn anders ingericht doordat de klant centraal komt te staan. In juni hebben medewerkers hun belangstelling kunnen aangeven en per 1 september is iedereen op een functie geplaatst en was de nieuwe organisatiestructuur een feit. Alle medewerkers hebben een nieuwe functieomschrijving ontvangen en de functie zijn opnieuw ingedeeld door een extern bureau.

Door de veranderende functies worden er andere vaardigheden van medewerkers gevraagd. Dit vergt scholing, ontwikkeling, training en coaching. Hier is inmiddels mee gestart en het zal ook in 2019 de nodige aandacht vergen. Over het algemeen hebben medewerkers positief gereageerd op de kansen die zij kregen en zijn ze voortvarend gestart, nieuwsgierig naar de laatste ontwikkelingen op allerlei gebieden.

Afgelopen jaar heeft één medewerker afscheid genomen in verband met flexpensioen. Hij heeft 22 jaar bij ons gewerkt. 

Twee medewerkers vierden in het verslagjaar hun 25 jarig dienstjubileum.

De formatie bestaat ultimo 2018 uit in totaal 50,18 fte.

Om het vaste personeel de tijd en ruimte te bieden om zich verder te ontwikkelen zijn tijdelijke krachten ingezet:

• Controller (ZZP-er)
• Manager Financiën & Bedrijfsvoering (tot 1 oktober 2018, ZZP-er)
• vier verschillende ZZP-er hebben ondersteuning geboden (binnen het team P&C) op de afdeling Financiën & Bedrijfsvoering op verschillende momenten gedurende 2018.
• één uitzendkracht heeft ondersteuning geboden op de financiële administratie
• twee medewerkers zijn gedetacheerd binnen de afdeling Klant & Maatschappij. Hiervan is één medewerker doorgestroomd naar een vast dienstverband
• één uitzendkracht heeft ondersteuning geboden op de receptie tijdens het vormgeven van het klantencontactpunt.
• één medewerker is tijdelijk in dienst genomen om de afdeling Vastgoed te ondersteunen op het gebied van bewonersparticipatie.

De ondernemingsraad bestaat uit vijf leden en heeft in het verslagjaar 13 keer vergaderd met de bestuurder en tweemaal met het presidium van de Raad van Commissarissen. In verband met de organisatiewijziging is het overleg met de bestuurder frequenter geweest dan regulier.

Patrimonium is aangesloten bij Loopbaaninitiatief. Dit is een initiatief van noordelijke corporaties waarin aan medewerkers de mogelijkheid wordt geboden in de regio opleidingen te volgen. Binnen Loopbaaninitiatief worden ook vacatures gedeeld.

Als organisatie nemen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. We vinden het belangrijk om stagiaires kansen te bieden om zich te oriënteren op diverse functies binnen onze organisatie. In 2018 hebben drie stagiaires van diverse vmbo opleidingen een maatschappelijke stage bij ons gedaan. 

Daarnaast werken in 2018 vier medewerkers bij ons vanuit verschillende werkvoorzieningen.
Patrimonium is een erkend leerbedrijf en bood in het verslagjaar een leerling van het Friesland College in Heerenveen een werkleertraject. Enkele medewerkers zijn leermeester en praktijkbegeleider om deze leerling te begeleiden in de technische en sociale kanten van het onderhoudsvak.

Het gemiddelde verzuimpercentage in 2018 is 5.35 % (2017: 3,84%), de meldingsfrequentie is 0.91. Het totaal aantal ziektedagen is 1231. De gemiddelde verzuimduur was 23 dagen. De stijging in het verzuimpercentage ten opzichte van vorig jaar wordt veroorzaakt door de langdurig zieken; medewerkers hebben zich minder vaak ziek gemeld ten opzichte van 2017.

In 2018 is een planning- en controlcyclus vastgesteld, dat de basis vormt voor de interne sturing en externe verantwoording.

De WoningWet en de Governancecode woningcorporaties Aedes en de VTW bepalen dat een corporatie zich eens in de vier jaren moet laten visiteren. In 2018 heeft Patrimonium zich laten visiteren door Ecorys over de periode 2014 – 2017. 
We zijn trots op de behaalde prestaties, met een mooie waardering op alle onderdelen:

        
We nemen de aanbevelingen ter harte en zullen bij de totstandkoming van het beleidsplan 2020 – 2023 met de in het visitatierapport genoemde aandachtspunten rekening houden.